Vous vous êtes certainement déjà rendu compte à quel point organiser un déplacement professionnel pouvait être complexe. C'est encore plus le cas pour organiser un déplacement professionnel !

Trajets, types d'hébergement à choisir, notes de frais, assurance de déplacement, coût des voyages... Il faut penser à tous les frais professionnels! Dans cet article, découvrez nos meilleurs conseils sur comment organiser un déplacement professionnel. Vous serez enfin prêt à partir sereinement!

Pourquoi organiser un déplacement professionnel ?

Séminaire, conférence, team building, rencontres avec de potentiels partenaires commerciaux ou clients… Organiser et réserver un déplacement professionnel peut être très bénéfique pour une société:

• Organiser un déplacement pour le travail permet aux collaborateurs de découvrir de nouveaux environnements de travail et de nouvelles façons de penser, ce qui peut notamment être très bénéfique pour les salariés en début de carrière
• Cela montre à vos équipes que vous vous souciez de leur travail et investissez dans leur potentiel
• La motivation et la satisfaction des salariés ne peut qu'augmenter avec un événement réussi
• Le cadre de voyages d'affaires stimule et renforce les relations professionnelles au sein d'une équipe

La raison d’un voyage d’affaires peut varier d'un motif à l'autre. Cependant, l'objectif premier d'un déplacement professionnel reste d'améliorer les résultats de l'entreprise dans son ensemble. Organiser un déplacement professionnel, c'est pour cela, mais aussi:

Pour étendre ses horizons professionnels

L'un des avantages du voyage d'affaires est d'étendre ses horizons professionnels. Et pour cause, la majorité des voyageurs d'affaires estiment que le fait de découvrir de nouvelles cultures et pays ajoutent de la valeur à leur travail. Cela permet aussi de développer de nouvelles compétences et s'ouvrir à d’autres perspectives en rencontrant des personnes!

Pour être plus performant en entreprise

Consolidation des liens entre collaborateurs, dépaysement, nouveauté... Ces éléments tendent à favoriser le bien-être en entreprise et donc la productivité des équipes devenant alors plus performantes dans leur travail! En effet, en partant à l'étranger, vous allez acquérir de nouvelles compétences, avoir de nouvelles idées et peut-être même résoudre certains problèmes plus rapidement et de façon plus efficace. Le tout, sans oublier les nouveaux contacts que vous vous ferez qui pourront vous être utiles côté carrière dans le futur!

Pour rencontrer ou mieux connaître ses collaborateurs

Fini les appels Zoom ou Skype avec les collaborateurs basés à l'étranger! La rencontre des collègues ou des clients est importante pour le succès d'un business. C'est même encore plus motivant et stimulant pour les nouveaux projets. En se rencontrant physiquement, on a plus de chances de construire des relations solides et fructueuses. N'hésitez pas à maximiser votre temps et à faire des rencontres formelles comme informelles avec vos partenaires ou clients potentiels. C'est l'occasion idéale d'échanger et de partager des idées, de développer des projets nouveaux et de bâtir de potentielles collaborations!

Définir les objectifs du déplacement professionnel

Définir les objectifs de vos voyages professionnels est primordial pour que ces derniers soient efficaces! Anticipez vos buts à l'avance afin de clarifier les raisons du séjour. Cela vous permettra d'atteindre vos objectifs commerciaux et de renforcer les relations avec vos clients, partenaires et/ou fournisseurs.

Comment faire un planning de déplacement professionnel ?

Un voyage professionnel requiert beaucoup de préparation! Sa réussite étant indispensable pour la croissance de l'entreprise, ce type de séjour nécessite une bonne organisation.

Définir les dates du déplacement

Tout d'abord, il est essentiel de fixer les dates du déplacement. Cela vous permettra de réserver par la suite les différents transports, hébergements et activités pour tous les collaborateurs en déplacement. Le choix des dates dépendra fortement de facteurs tels que les calendriers de vos collaborateurs et des interlocuteurs à rencontrer. Attention aux frais également. Les dates dépendent aussi de la saison, les prix des compagnies aériennes et des hôtels ne seront par exemple pas les mêmes en pleine ou basse saison. Enfin, la météo est importante selon les activités que vous prévoyez, en particulier pour un team building avec des loisirs en extérieur!

Définir le lieu du déplacement

Une fois les dates posées, il faut bien sûr penser au lieu. Préférez-vous un endroit au calme, à la campagne ou en plein centre-ville, proche de toute commodité pour le voyage d'affaires? Pensez aux tâches que vous allez réaliser, qui vous allez rencontrer et où (site de production, salle de réunion, de conférence...). Le choix du lieu dépend en général du budget voyage et de la logistique. En tout cas, veillez à ce qu'il soit précis et bien choisi pour que les objectifs soient atteints sans problèmes!

Définir les activités du déplacement

Généralement, un voyage professionnel inclut forcément des moments de détente pour que les équipes se reposent entre les réunions ou conférences. Que cela soit un loisir en groupe comme une partie de paintball ou un karting, ou quelque chose de plus calme comme un spa ou un restaurant, pensez à bien anticiper toutes les activités à organiser sur place.

Et pour gagner du temps et donc de l'argent, avez-vous pensé à faire appel à une agence de voyage d'affaires pour votre déplacement professionnel ?

Organiser l'hébergement et le transport du déplacement professionnel

Organiser un voyage d'affaires peut être stressant. En plus de penser aux documents nécessaires, aux démarches administratives et à chaque collaborateur en déplacement, il faut bien entendu songer à l'hébergement et au transport.

Train, car, avion, location de voiture ou voiture personnelle pour vos trajets professionnels? Chaîne hôtelière ou établissement plus traditionnel pour votre hébergement? Vous allez devoir veiller à réserver les établissements et modes de transport aux meilleurs prix et répondant aux formalités nécessaires à votre voyage professionnel.

Néanmoins, en suivant des étapes clés, vous pourrez prendre les mesures nécessaires et accomplir ces tâches:

• Définissez vos besoins en termes de géographie: qui devez-vous aller voir? Où souhaitez-vous loger?
• Pensez aux frais de déplacement et comparez le rapport qualité/prix de chaque hébergement et de chaque mode de transport, sans oublier les horaires de transport. Quel est votre budget de déplacement?
• Consultez les politiques d'annulation et de modification, en cas de changement durant votre séjour
• Faites l'inventaire de chaque document et matériel dont vous aurez besoin (ordinateur, micro, caméras, contrats...)
• Un budget vous est-il alloué pour votre séjour? Si oui, de combien?
• Commencez à organiser votre planning sur place de manière précise
• Listez chaque personne que vous allez rencontrer

Quelles sont les informations indispensables à recueillir pour organiser un déplacement professionnel ?

Voici les éléments à bien garder en tête pour organiser votre déplacement professionnel:

1. Préparer les documents nécessaires au déplacement professionnel: n'oubliez pas d'imprimer tous les documents professionnels, des réservations d'hôtels aux billets d'avion ou de train, ainsi que tout dossier, contrat, cartes de visite, cartes d'affaires, notes de synthèse et autres documents professionnels nécessaires. Pensez aussi aux photocopies de documents nécessaires tels que les cartes d'identité et veillez à ajouter votre agenda et votre planning avec les contacts de tous vos collaborateurs en voyage.
2. Réaliser une feuille de route de déplacement: une feuille de route est un document important pour chaque salarié en voyage, puisqu'il résume le déroulé du séjour. Itinéraire détaillé, adresses des hébergements, lieux de rendez-vous, dates, etc. Les collaborateurs que les salariés seront amenés à rencontrer sont aussi inscrits sur la feuille de route. Elle peut contenir toute information utile (temps de travail, activités prévues et même plan de vol selon le pays de destination).
3. Calculer ses frais de déplacement: frais d'hébergement, frais de repas, de transport, montant de participation à des conférences, séminaires… Tous les postes de dépense doivent être comptabilisés si le salarié voyage seul, ce qui est aussi commun! Toutes ces factures composent ainsi ce qu'on appelle une note de frais. Le salarié doit donc bien tout conserver pour le remboursement des notes de frais.
4. Penser aux assurances: lors de vos déplacements professionnels, le sujet des assurances ne doit pas être non plus négligé! Vérifiez bien qu'une assurance pour trajet professionnel à l'étranger est prévue pour chaque personne en déplacement. Même si la Responsabilité Civile est là, souscrire à une assurance voyage pour un voyage professionnel est plus que recommandé. Frais médicaux, contraintes de déplacement… Cela pourrait vous faire économiser des centaines, voire des milliers de dollars, et évitera d'engendrer des frais supplémentaires. Une couverture complète vous protège de toute situation telle qu'un accident de transport par exemple et même un rapatriement.
5. Les formalités de la destination: auriez-vous besoin d'un passeport ou une carte d'identité est suffisante pour entrer dans le pays? Un visa est-il nécessaire? Aurez-vous besoin de vaccins spécifiques? Qu'en est-il du forfait pour le téléphone? Et de la carte bancaire (pensez aux frais bancaires). Enfin, que vous alliez dans un pays voisin ou un pays lointain, il est nécessaire de s'informer sur la culture et les coutumes professionnelles du pays en question. Idem pour les usages (prises électriques, climat, décalage horaire, langue parlée...)

Vous l'aurez compris, organiser un déplacement professionnel demande beaucoup de temps! Toutes les entreprises ont des budgets de voyage différents. Pourquoi ne pas faire appel à un expert des déplacements pros pour votre voyage? Préparez vos affaires professionnelles et personnelles:Centrale Voyages est là pour optimiser tous les déplacements professionnels de vos collaborateurs ainsi que le coût des voyages, en leur apportant un service attentif et efficace:

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