CONSEILS EN DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS

CONSEILS EN DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS

 

POLITIQUE VOYAGE :

CENTRALE VOYAGES vous aide à l’élaboration de votre Politique Voyages (PVE) et vous assiste dans sa mise en place.

Nous définissons ensemble l’ensemble des règles et procédures de votre entreprise :  comment les voyages professionnels peuvent être approuvés, réservés et financés en interne.

La PVE vise à encadrer et contrôler les dépenses, assurer la sécurité des voyageurs et guider le collaborateur dans sa démarche de recherche et de réservation.

Par la mise en place d’une PVE, vous contrôlez et encadrez les dépenses de vos collaborateurs, soit une réduction de budget voyage de l’ordre de 20% constatée en moyenne.

Les éléments essentiels dans une politique de voyage sont :

  • Budgets voyages d'affaires à respecter pour chaque déplacement 
  • Classes de réservation autorisées
  • Processus de validation internes
  • Modalités de remboursement des frais en interne

 

NOTRE SERVICE SUR MESURE  :  ON ET OFF

Que vous soyez PME/PMI ou Grand Compte, nous mettons en place ensemble la réponse la mieux adaptée à vos besoins :

Miser sur l’humain pour le service OFF LINE : rigueur, écoute et haut niveau d’expertise de nos agents, organisés en pôles à taille humaine, situés en France.

La liberté du choix des outils ON LINE : une technologie de réservation en ligne (KDS NEO ou THE TREEP), accessible partout (application mobile ou ordinateur) et personnalisable pour proposer les meilleurs tarifs disponibles en fonction des contraintes exprimées par le voyageur, les tarifs négociés de l’entreprise et de l’agence, appliquer la politique voyage et les éventuels systèmes de validation des achats.

 

INTERLOCTUEURS DEDIES A VOTRE ENTREPRISE :

Centrale voyages ne fonctionne pas dans une logique de plateforme impersonnelle mais dans une optique de service personnalisé. Notre client dispose d'interlocuteurs identifiés et stables, connaissant parfaitement ses besoins et sa culture, permettant ainsi la parfaite disponibilité opérationnelle du voyageur pour l'exercice de sa mission technique et/ou commerciale.

 

Organisation en binôme, fluide, claire et efficace. 

Un service réactif et immédiat est dispensé par des agents de voyages hautement qualifiés et expérimentés, organisé en binôme fluide, claire et efficace.

La gestion de vos commandes est confiée à deux interlocuteurs dédiés, parfaitement bilingues (français/anglais, français/espagnol ou français/italien selon vos besoins) 

Deux interlocuteurs dédiés à votre société qui garantissent un service prioritaire et une parfaite connaissance de vos habitudes de voyage, stockées dans nos Profils Société et Passagers.

  • Respect de la confidentialité
  • Nos agents sont joignables par téléphone (appel non surtaxé) ou par mail, via une adresse exclusivement dédiée à votre Entreprise. 

 

 

ASSISTANCE A LA NEGOCIATION PRESTATAIRES :

Optimisation des contrats fournisseurs : nous travaillons avec des fournisseurs du monde entier pour obtenir des tarifs avantageux sur les hôtels, les billets d’avion, de train et les locations de voitures.

Nous pouvons donc également vous aider à négocier avec des fournisseurs de voyages pour vous garantir d’obtenir les meilleurs prix possible, et ce à partir de vos analyses d’activités.

 

ASTREINTE ET PERMANENCE : 

Pour répondre à vos besoins ponctuels d’assistance, lors de vos évènements VIP ou groupes, nous pouvons mettre en place un service optionnel d’astreinte, hors horaires agence, assuré par les agents Centrale Voyages en charge du dossier.

Un numéro de téléphone dédié vous est alors communiqué, opérationnel pendant la durée de l’évènement.

ETENDUE DES HORAIRES ET SERVICE :

CENTRALE VOYAGES a fait le choix de répondre à vos demandes de façon continue du lundi au vendredi de 09h00 à 19h00.

Un service optionnel H24  peut prendre le relais en dehors des heures d'ouverture de l’agence et jours fériés. Ce service assure la continuité des opérations de réservations et d’émissions par des agents de voyages chevronnés.

Seules les demandes urgentes (voyage en cours ou départ dans les 48h) sont traitées. Pour toutes les autres demandes, le client peut contacter les conseillers voyages pendant les heures d'ouverture de nos agences. 

 

AIDE AUX FORMALITES : 

Nous vous assistons et informons des formalités liées à la destination : Visa, ESTA, contraintes sanitaires (Covid-19, vaccins obligatoires)

CENTRALE VOYAGES a établi des partenariat avec des entreprises de services de visa dans plusieurs villes de France pour vous accompagner dans cette tâche parfois laborieuse qu’est l’obtention d’un visa pour l’étranger.

 

FACTURATION ADAPTEE ET INSTANTANEE :

Notre organisation comptable est traitée en temps réel.

Centrale Voyages a mis en place un système de dématérialisation simple des factures,  dans le respect des règles comptables et fiscales en vigueur, qui vous permet une réintégration comptable et ainsi vous évite toute problématique de ressaisie manuelle.

Les pièces comptables :

  • sont transmises par mail à chaque émission ou annulation, selon la procédure que nous aurons définie ensemble ;
  • sont conformes aux tarifs communiqués lors du devis et validés par vos soins.
  • peuvent comporter des caractères alphanumériques pour traitement analytique.

 

Les relevés de fin de mois :

Différents compte et sous-comptes peuvent vous être attribués : Départements, Directions, Succursales…. Chacun avec ses spécificités mais pouvant cependant être regroupés en un relevé consolidé.

Un état récapitulatif par analytique projet, par destination, par passager… sous format Excel peut être automatisé et joint systématique à votre relevé de compte de fin de mois.

Notre système de gestion MB3M est évolutif

Le paiement des relevés peut se faire avec une carte bancaire ou carte Logée, par virement ou prélèvement bancaire. A l’ouverture de votre compte, nous validons ensemble le type de paiement adapté.

 

ETATS STATISTIQUES :

Notre outil de Back-Office MB3M vous permet de suivre votre budget voyage en temps réel. Il s’agit d’un véritable tableau de bord de statistiques (généré par la facturation) via internet qui vous permet consultation et extraction de toutes vos données de déplacements.

 

Nous vous communiquons un lien vous permettant d’accéder à votre Espace Client, ainsi que vos Identifiant et Mot de Passe (individuel ou commun à la Société). Ces identifiants sécurisés vous seront demandés lors de chacune de vos connexions sur votre Espace.

 

En outre, Centrale Voyages est en mesure de vous établir, à la demande, des états statistiques ou rapports selon vos besoins : Traveller Map to high risk destinations (état hebdomadaire généré automatiquement afin de localiser vos voyageurs) ; analyse CO2 par passager, analyse par passager/nb de jours de déplacements….

 

BUSINESS REVIEW :

Nous mettons en place des Business Review régulières, planifiées à votre rythme, afin de faire le point sur vos déplacements, consommations et économies potentiellement réalisables ; nous assurons ainsi le suivi de la prestation, ensemble.

Les responsables Centrale Voyages de votre compte seront conviés à cette réunion : Votre interlocuteur Référent (l’un des contacts dédiés en charge de vos dossiers) et notre Directrice d’exploitation.

 

Munis d’indicateurs de performance tels que analyses par passager, tableaux d’amortissement…, nous listerons les points d’amélioration à apporter à votre Politique Voyages et établirons nos préconisations : amélioration du taux d’anticipation, formations pour accroitre le taux d’adhésion On Line.

 

 

NOS SERVICES : 

AERIEN – FERROVIAIRE :

Grâce à nos agréments IATA et SNCF, nous établissons tous billets sur compagnies régulières aériennes et ferroviaires. Nous proposons aussi les  Low Cost et Webfares (OUIGO entre autres)

 

Tarifs publics, négociés Centrale Voyages et Manor, corporate clients, congés bonifiés pour les Services Publics, tarifs résidents, groupes, billets Bluebiz…

 

HOTELLERIE : 

Nous assurons la réservation et la prise en charge (chambre, petit déjeuner et taxe de séjour) de vos hôtels dans le monde.

Accès à 100% du contenu des hôtels en direct (GDS), des agrégateurs et OTA (type Booking.com et Hôtels.com), avec intégration de vos propres contrats négociés.

Centrale Voyages est également en mesure de vous proposer ses tarifs corporate dans le monde entier.

LOCATIONS DE VOITURES :

Nous représentons l’ensemble des loueurs dans le monde ; nous appliquons vos tarifs Corporate et comparons avec nos propres tarifs négociés.

 

TRANSFERTS :

Pour vos besoins de transferts groupes ou individuels, nous avons noué des partenariats avec des compagnies de taxis, VTC et services avec chauffeurs partout dans le monde, avec prise en charge du paiement par Centrale Voyages.

ASSURANCES :

La santé et la sûreté de vos collaborateurs sont des aspects essentiels de leurs déplacements, particulièrement à l'étranger.

Nous vous offrons la possibilité de souscrire à tous types d’assurances voyages, ponctuelles ou annuelles, pour couvrir vos voyageurs : annulation, assistance, rapatriement, bagages…

ACCES A L’INFORMATION :

Nous alertons tous nos clients sur tous les incidents ponctuels, annulations pouvant impacter leurs voyages : grèves, incidents techniques, climatique, fermetures d’aéroport, 

Pour vous tenir informés des dernières actualités du voyages d'affaires et de tout ce qui peut de près ou loin vous intéresser en tant que voyageurs ou entreprise, CENTRALE VOYAGES diffuse régulièrement des Flash/News.

Ces communications sont adressées par mail à tous vos référents internes (assistantes de Direction, gestionnaire de contrat) et tous vos collaborateurs si souhaité.

Vous pouvez aussi retrouver ces informations sur notre site CENTRALE VOYAGES, mis à jour régulièrement.

 

GEOLOCALISATION :

Service optionnel : les déplacements de vos collaborateurs sont automatiquement enregistrés : de la réservation au retour effectif. Un tableau de bord permet de situer à l’instant T, sur une carte du monde, par zone ou par pays, les collaborateurs en déplacement.