En France, le déplacement professionnel obéit à des règles précises sur la prise en charge des frais de déplacement, les droits du salarié et les obligations du contrat de travail. Ce guide synthétise temps de travail, remboursement et gestion des déplacements avant, pendant et après un déplacement professionnel. Pour une organisation maîtrisée et conforme à votre politique voyage, confiez vos déplacements à une agence de voyages d’affaires telle que Centrale Voyages.

 

 

Cadre juridique en France : obligations de l’employeur et du salarié

Le Code du travail fixe les obligations de l’employeur et du salarié, dont la sécurité, la prévention des risques et la prise en charge des dépenses liées à la mission. Pour cadrer votre politique voyage, maîtriser les coûts et fiabiliser les remboursements, sollicitez le Service Achats de Centrale Voyages pour un accompagnement opérationnel et conforme.

Ce qui compte comme temps de travail lors d’une mission

Relèvent du temps de travail, les tâches sous l’autorité de l’employeur. Le temps de trajet devient du temps de travail effectif si des consignes sont données pendant un déplacement professionnel, ouvrant droit à des heures supplémentaires.

Clauses utiles à prévoir dans le contrat de travail

Le contrat de travail précise zone, plafonds et mode de remboursement ; un avenant au contrat (ou avenant au contrat de travail) sécurise la mobilité. La convention collective encadre délais et justificatifs, un salarié doit recevoir un écrit clair, qu’il faut savoir lire avant tout déplacement professionnel.

Devoir d’information, sécurité et prise en charge pendant la mission

L’article l.4121-1 du code, repris par l.4121-1 du code du travail, fonde le devoir d’information. Les moyens, assurances et contacts sont pris en charge par l’employeur. Le salarié peut refuser un déplacement sans motif exclusivement professionnel ou en cas de danger.

 

 

Périmètre des dépenses couvertes et justificatifs attendus

Sont remboursables les frais professionnels engagés pour les dépenses de mission, avec justificatifs conformes. La politique voyages vient préciser les plafonds, moyens autorisés et délais d’envoi.

Transport, hébergement, repas, frais annexes

Dans les politiques, on trouve généralement couverts : 

•  frais de transport, 
• moyen de transport, 
• hébergement, 
• repas, 
• les locations, 
• dépenses supplémentaires.

Indemnités kilométriques, péages et stationnement

Avec un véhicule personnel, les indemnités kilométriques suivent un barème et incluent péages et stationnement.

 

 

Modalités de prise en charge et de remboursement

L’entreprise définit au préalable comment se déroule le remboursement des frais et la gestion des notes de frais.

Remboursement au réel vs allocations forfaitaires

Le remboursement des frais de déplacement peut se faire de deux façons : au réel, sur présentation de justificatifs précis, ou par allocations forfaitaires, via un montant prédéfini simplifiant la gestion. Le salarié est indemnisé conformément au cadre établi pour ses missions professionnelles.

Processus interne : avances, plafonds, justificatifs manquants

Prévoir une avance de frais dans la limite des plafonds définis. Les justificatifs manquants doivent être traités selon une procédure écrite. La gestion des déplacements gagne en clarté grâce à un délai de prévenance précis.

Délais de traitement et transmission des notes (ex. sous 48 h)

La transmission des notes de frais doit se faire idéalement sous 48 heures, avec des délais de traitement transparents. L’objectif est une validation rapide des dépenses liées aux déplacements professionnels, sans imposer de contrainte inutile.

 

 

Cas particuliers selon distance et durée

Apprenez à adapter la politique à la durée du déplacement, à la distance et à chaque mission.

Missions de courte portée (“petit déplacement”) : principes et plafonds

Un petit déplacement couvre les courts trajets avec frais limités ; appliquez des plafonds dédiés à ce déplacement professionnel.

Missions avec nuitées (“grand déplacement”) : critères et per diem

Un grand déplacement correspond à une mission nécessitant une ou plusieurs nuitées hors du domicile habituel. Dans ce cas, un per diem (indemnité forfaitaire journalière) peut être prévu pour couvrir les frais quotidiens de repas et d’hébergement. Ce dispositif facilite la gestion des dépenses et évite la multiplication des justificatifs.

Différence entre trajet domicile-travail et trajet vers le lieu de mission

Le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail habituel n’est pas considéré comme un déplacement professionnel et n’ouvre donc pas droit à remboursement. En revanche, lorsqu’un salarié se déplace depuis son domicile vers un autre site que son lieu de travail habituel, ou vers un lieu extérieur dans le cadre de sa mission, les frais engagés peuvent être pris en charge selon des règles spécifiques. Cela permet de distinguer clairement les déplacements personnels de ceux réalisés pour les besoins de l’activité professionnelle.

 

 

Organisation et pilotage des mobilités en entreprise

La gestion des déplacements gagne en efficacité quand chaque collaborateur suit une gouvernance simple et qu’une gestion de vos déplacements centralisée est adoptée.

Rôles du manager, du salarié et de l’équipe finance

Le manager planifie, le salarié applique les obligations, l’équipe finance contrôle ; chaque collaborateur reste responsable de ses déplacements professionnels.

Politique voyages : moyens de transport, approbations et classes

La politique de voyages fixe moyens de transport, classes de transport et approbations, et indique qui doit décider du moyen de transport pour chaque déplacement professionnel.

Outils pour simplifier la gestion et tracer les dépenses

Des outils de gestion et logiciels permettent de tracer les dépenses avec suivi en temps réel, consolident les notes de frais et catégorisent les dépenses liées aux déplacements professionnels.

 

 

Check-lists opérationnelles

Une check-list par mission accélère les validations et évite les oublis.

Avant le départ : validations, réservations, avances

1. Obtenir les validations nécessaires
2. Confirmer les réservations (transport, hébergement)
3. Demander les avances de frais éventuelles
4. Anticiper les aléas (retards, changements de trajet)
5. Structurer l’organisation du déplacement

Pendant la mission : collecte des reçus, gestion des imprévus

1. Collecter systématiquement les reçus et justificatifs
2. Gérer les imprévus et frais supplémentaires
3. Suivre les déplacements effectués
4. Enregistrer les dépenses annexes
5. Assurer un suivi rigoureux au jour le jour

Après le retour : note de frais, contrôles et remboursement rapide

1. Rédiger et transmettre la note de frais
2. Procéder aux contrôles internes
3. Garantir un remboursement rapide
4. Régulariser les avances perçues
5. Clôturer le dossier du déplacement professionnel

 

 

Les questions fréquemment posées sur le sujet

Qui choisit le moyen de transport et selon quels critères ?

L’employeur définit le moyen de transport autorisé et peut décider du moyen de transport le plus pertinent selon des critères adaptés au voyage professionnel.

Quels délais raisonnables pour obtenir le remboursement ?

Des délais raisonnables sont fixés, avec un jalon de 48 heures pour la transmission ; un délai de prévenance encadre la validation afin de sécuriser le remboursement.

Comment traiter une dépense sans justificatif ?

Une dépense sans justificatif suit un traitement défini par des procédures internes ; en cas de justificatif manquant, une avance de frais peut être régularisée via la gestion des déplacements.

Quelles règles pour les dépenses liées aux invitations clients ?

Les dépenses liées aux invitations clients (repas, événements, déplacements) doivent rester strictement professionnelles. Elles nécessitent des justificatifs conservés et une approbation du service financier. La traçabilité et le contrôle permettent de garantir la conformité aux règles internes et fiscales, et d’éviter tout abus ou dépense non éligible.