Comment gérer les déplacements en entreprise ?

Comment gérer efficacement les déplacements en entreprise? La gestion des déplacements en entreprise est une problématique majeure pour les organisations, tant en termes de coûts que de responsabilité environnementale. 

Dans un contexte dans lequel les voyages d'affaires sont incontournables, il est essentiel d'adopter des pratiques adaptées pour faciliter les déplacements professionnels. Découvrez les clés pour une gestion réussie des voyages d’affaires, en harmonie avec les exigences de votre organisation et le bien-être de vos collaborateurs!

Un homme parle avec son smartphone assis à l'arrière d'une voiture lors d'un déplacement professionnel

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel désigne une activité professionnelle exercée hors du lieu de travail habituel, effectué seul ou en groupe. Le salarié doit passer moins de 90 jours consécutifs en voyages d’affaires et moins de 180 jours à l’étranger.

Pourquoi est-il crucial de bien gérer les déplacements en entreprise ?

Tout d'abord, c'est un excellent moyen de faire des économies, en obligeant les collaborateurs à réserver des billets en classe économique par exemple. Puis, lorsque plusieurs employés partent, vous pouvez négocier des tarifs de groupe ou forfait sur mesure avec certains fournisseurs. Choisir la bonne réservation de voyages nécessite une expertise qu'il est impératif de maîtriser afin de réaliser des économies conséquentes.

Maîtrise des coûts

Les voyages d'affaires peuvent représenter une part conséquente du budget de l'entreprise. Une bonne gestion des déplacements professionnels rationalise les dépenses et les frais engagés aux voyages d’affaires. De cette manière, les organisations peuvent ainsi identifier les dépenses superflues et envisager des alternatives pour réduire les coûts sans nuire à la qualité des déplacements en entreprise.

Optimisation du temps de travail

Les déplacements professionnels peuvent vite se transformer en perte de temps et d'énergie pour les collaborateurs, avec des conséquences sur leur productivité et leur bien-être. Il est donc crucial d’établir des processus adaptés en matière de déplacement pour gagner du temps, minimiser ses frais de déplacement et améliorer la productivité des collaborateurs

Optimiser le temps de travail de ses collaborateurs a un impact positif et significatif sur la gestion des déplacements en entreprise : 

  • la simplification des procédures de réservation
  • la centralisation des informations
  • la mise en place d'outils collaboratifs pour un meilleur suivi
  • améliorer la mobilité professionnelle
  • améliorer la mobilité professionnelle (route de déplacement)
  • adopter une bonne politique voyage entreprise

Responsabilité environnementale 

Les déplacements professionnels ont un impact sur l'environnement, notamment en termes d'émissions de CO2. Il est primordial pour les entreprises de prendre en compte cette dimension dans leur gestion des déplacements. Cela peut se traduire par : 

  1. la promotion de modes de transport plus écologiques
  2. la mise en place d'objectifs de réduction du bilan carbone
  3. l'encouragement à utiliser des solutions de mobilité durable (le covoiturage ou les transports en commun)

Comment mettre en place une gestion efficace des déplacements en entreprise ?

Définition d’une politique de déplacement adaptée

Une politique de déplacement institue des règles claires concernant les voyages d'affaires (choix des prestataires, le bon mode de transport, plafonds de dépenses, modalités de remboursement, etc.). Cette politique de déplacement peut aider l'entreprise à gagner un temps considérable dans son objectif de productivité et d'efficacité.

Cette politique doit être adaptée aux spécificités de l'entreprise et prendre en compte les contraintes budgétaires et environnementales. Il est également important de sensibiliser les collaborateurs à ces règles et de les former à leur application.

Contrôle et suivi des dépenses

La gestion des dépenses et des notes de frais permet de maîtriser les coûts et d'identifier les axes d'amélioration. Les entreprises instaurent des tableaux de bord pour suivre en temps réel les dépenses liées aux déplacements et analyser les données pour optimiser la politique de déplacement. Une politique de dépenses est primordiale afin de garantir la pérennité de l'entreprise.

Les outils pour faciliter la gestion des déplacements en entreprise

Une femme qui travaille avec son ordinateur et son smartphone à l'arrière d'une voiture lors d'un déplacement professionnel

Plateformes de réservation en ligne

Les plateformes de réservation en ligne centralisent la gestion des déplacements professionnels. Il est concevable que par manque de temps, occupations personnelles ou circonstances familiales, il nous est difficile de trouver le meilleur tarif pour notre voyage professionnel. Centraliser les réservations de transport et d'hébergement offre ainsi un gain de temps et une meilleure visibilité sur les dépenses. Par ailleurs, ils facilitent la comparaison des offres entre les compagnies aériennes et la sélection des options les plus économiques et écologiques.

Cartes de paiement professionnelles

Les cartes de paiement professionnelles simplifient l’organisation des frais engagés lors des déplacements professionnels en permettant aux collaborateurs de régler directement leurs dépenses avec la carte. Elles garantissent un meilleur suivi des dépenses, allègent la gestion des notes de frais, et réduisent les risques de fraude. La carte de paiement est donc indispensable concernant la gestion des frais pour tous voyageurs d'affaires voulant enregistrer leurs notes de frais pour un remboursement des dépenses par l'entreprise. Concernant les conditions de remboursement, les délais de remboursement des notes de frais par l'employeur sont de 30 jours.

Le coût d’une carte professionnelle varie entre 80 et 200 euros par an selon la catégorie de la carte. Cet abonnement est déductible d’impôt au titre des frais professionnels.

L'accompagnement d'une agence spécialisée

Choisir l'agence spécialisée experte en réservation des voyages est une tâche complexe parmi la diversité des agences de voyages. Faire appel à une agence de voyages spécialisée en voyages d’affaires est une solution de gestion efficace pour optimiser la gestion des déplacements en entreprise tout en minimisant ses frais de transport. Ce type de structure :

  • propose des solutions de mobilité adaptées aux besoins de l'entreprise
  • assure un suivi personnalisé des voyages et des tarifs compétitifs
  • contribue à la réduction des coûts et du bilan carbone
  • instaure d'une clause de mobilité 
  • optimise du temps de déplacement 
  • vérifie et confirme la réservation de déplacements

Chez Centrales Voyages, notre approche "tout-en-un" englobe les services affaires, tourisme et événementiel, alliant le meilleur de l'agence en ligne et du service hors ligne afin d'adopter la politique de voyage adaptée à votre entreprise. L'accent est mis sur le service, la satisfaction client et l'offre de prestations haut de gamme à un prix juste, tout en intégrant la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).

Contactez Centrale Voyage pour l’organisation de votre voyage d’affaire

La gestion des déplacements ou voyages professionnels en entreprise est un enjeu majeur pour les organisations, qui doivent concilier maîtrise des coûts, optimisation du temps de travail et responsabilité environnementale. 

Centrale Voyages se distingue par la digitalisation récente de ses outils pour les entreprises clientes, offrant ainsi un service professionnel et de qualité. Notre agence spécialisée en matière de voyages offre un accompagnement sur-mesure pour vos voyages d'affaires. Bientôt, une agence physique ouverte 24h/24 en interne viendra compléter l'offre en ligne.

N'attendez plus pour faire appel à Centrales Voyagesl'expert en gestion des déplacements en entreprise qui saura répondre à vos besoins spécifiques et vous offrir une expérience de voyage inégalée !