Le voyage d'entreprise est de plus en plus commun tant ses avantages sont nombreux ! Découvrez pourquoi organiser un voyage d'entreprise pour vos collaborateurs et quelles sont les principales étapes à effectuer pour y parvenir !

Pourquoi organiser un voyage d'entreprise ?

Les voyages professionnels sont des voyages en groupe ou individuels, organisés par une société pour ses salariés ou ses clients. Ce type de voyage s'est fortement développé ces dernières années, notamment, car la notion de bien-être au travail s'est amplifiée !

Voici les différents types de voyages professionnels existants :

• Séminaires ou comité d’entreprise : en France ou à l'étranger, les comités et les séminaires sont généralement organisés pour les clients, les commerciaux ou les cadres.
• Team-buildings et voyages incentives : ces opérations ont pour but de fédérer les équipes par des activités ludiques en France ou à l'étranger. L'objectif est de créer des équipes soudées et motivées afin d'obtenir de meilleurs résultats dans l'entreprise.
• Challenges : concours de ventes pour les commerciaux ou revendeurs, le but de ces séjours "challenge" est de récompenser les équipes par un séjour ou un voyage.
• Conventions : événements d'entreprise s'adressant en général à des clients, mais également à des commerciaux ou aux salariés de l'organisation. Ces conventions sont souvent l'occasion de transmettre des messages forts.
• Séjours de motivation et de stimulation : ces voyages sont conceptualisés de manière à motiver ou stimuler les résultats des commerciaux et/ou des revendeurs. Ils récompensent une performance ou motivent à produire de meilleurs résultats. Ils incluent généralement des activités ludiques ou des diners de gala pour clôturer les opérations, le but étant bien sûr de laisser un bon souvenir aux participants.

Les grandes entreprises ont maintenant l'habitude d'organiser un voyage d'entreprise avec des groupes allant jusqu'à 200 personnes (voir plus), mais des formules adaptées existent aussi pour les plus petites entreprises comme les PME !

Voici pourquoi organiser un voyage d’entreprise :

• Le voyage d'entreprise améliore la cohésion, l'esprit d'équipe et l'entente entre les collaborateurs ;
• Il permet aussi de fidéliser la clientèle d'une entreprise ;
• Il vise à motiver, rapprocher ou récompenser une équipe ;
• Le voyage d'entreprise est aussi essentiel, car il véhicule l'image de la société auprès de ses partenaires, salariés et même concurrents.

Les étapes de l'organisation d'un voyage d'entreprise

Séminaire, voyage récompense ou team building, peu importe l'objet du séjour d'entreprise, il y a des éléments primordiaux à ne pas oublier au-delà du passeport ! Du memento au choix des activités, voici les étapes clés de l'organisation d'un voyage d'entreprise !

La check-list

Check-list, memento, peu importe l'appellation, la première étape est de lister votre trajet, les activités et/ou les rendez-vous que vous voudrez faire sur place. Notez tout soigneusement dans un bloc-notes que vous garderez :

• Les dates du voyage d'entreprise ;
• Le nombre de personnes participantes au séjour ;
• Le budget ;
• Les documents officiels à prendre (passeport, visa...) ;
• Quel type d’hébergement et comment assurer les déplacements professionnels ;
• Exigences : faut-il une salle de réunion ? Des bagages supplémentaires à prévoir ? Une compagnie aérienne précise ? Pensez à tout !

Bien se renseigner sur la destination

La seconde étape ? La destination ! Quand vous préparez un voyage d’entreprise, renseignez-vous précisément sur votre destination. Tout d'abord sur la sécurité des collaborateurs s’ils voyagent dans certaines régions du monde. Mais aussi sur la culture du pays. En effet, ne pas respecter une coutume locale peut vous faire rater un contrat alors qu'une marque d'attention sera grandement acceptée et pourra vous faire marquer des points auprès de vos potentiels clients ou de vos collaborateurs.

Toutefois, même si le séjour d'entreprise n'a pas pour vocation l'organisation de réunions ou la rencontre de partenaires, consultez le site web du Ministère des Affaires étrangères du pays ou plus particulièrement la ville de destination. Vous obtiendrez de précieuses informations !

L'importance du programme du voyage

Trajet en avion, en train ou en voiture ? Hôtel ou maison d'hôtes ? Le choix du transport et surtout de l'hébergement, du type de restauration et des activités, peuvent faire toute la différence pour vos collaborateurs !

Transport, hébergement et restauration

D'abord, choisissez le type de transport selon la location de votre destination et le budget de votre voyage. Côté hébergement, optez pour celui qui sera le plus propice à l'accueil du groupe.

Par exemple, si vos activités se font principalement en centre-ville, il sera alors préférable de loger vos collaborateurs dans un hôtel situé dans le centre ou à proximité. Sinon, vous pouvez aussi opter pour la location d'une grande maison ou d'une villa partagée afin d'augmenter le sentiment d'appartenance et de proximité entre vos équipes !

Concernant la restauration, privilégiez un hôtel proposant des formules en pension complète ou en demi-pension si vous voulez faire découvrir à vos partenaires des produits locaux dans votre destination. Dans ce cas, choisissez des restaurants qui permettront à vos partenaires de découvrir la gastronomie locale pour une expérience encore plus authentique.

Les activités

Cœur du voyage, les activités doivent être bien choisies ! Elles doivent non seulement être adaptées aux profils de vos employés et/ou partenaires, mais aussi adaptées au type de voyage, à la météo, à la destination... Prévoyez aussi toujours un plan B en cas de mauvais temps pour les activités extérieures !

Enfin, n'hésitez pas à créer des séjours originaux ! Vous pouvez miser sur des activités à thème ou insolites, ou tout simplement en lien avec le pays en question. Voici quelques exemples pour vous inspirer :

- Des idées selon la destination : l'apprentissage d'une mozzarella faite-maison en Italie, un cours de cuisine locale en Thaïlande, du buggy dans le désert marocain, la réalisation de son propre vin en France, de la motoneige au Canada, un safari en Tanzanie, ou encore, un saut dans les cenotes au Mexique. Quel que soit le pays choisi, les activités "locales" sont toujours très appréciées !

- Des activités originales et insolites : vous avez déjà participé à un jeu de quizz en immersion dans un faux décor télé ? Fait une course de drone intérieure ? Vous défoulez en cassant des objets ? Effectuez un stage de survie ? Ou encore, jouer à une partie de foot dans des bulles géantes ? Avec ce genre d'activité, on vous garantit que vos collaborateurs n'oublieront jamais ce type de sortie original et unique !

De quoi créer des souvenirs uniques qui démarqueront votre société des autres !

Pourquoi faire appel à une agence de voyage professionnelle ?

Organiser soi-même son voyage d'affaires peut vite s'avérer compliqué. Cela prend du temps, entre la comparaison des meilleures offres et la conception elle-même du séjour. Il faut aussi savoir gérer les imprévus et les potentielles annulations... C'est pour cela que faire appel à une agence est souvent la meilleure alternative ! Elle vous fera gagner du temps, de l'argent, et de la sérénité !

La facilité des démarches administratives

Si le voyage professionnel se fait à l'étranger, viennent alors les questions du visa et des modalités de vaccination. Avec une agence spécialisée, vous n'aurez pas à vous faire de soucis de ce côté-là. Ses équipes professionnelles sauront vous guider et vous informer comme il le faut ! Après tout, le voyage d'affaires, c'est leur métier !

Des contacts précieux

Avec son large carnet d'adresses, l’agence spécialisée dans l’organisation et la gestion des voyages saura vous dénicher les compagnies aériennes, restaurants et hébergements au meilleur rapport qualité-prix !

En fonction de votre budget et de vos envies, elle saura aussi vous aider à trouver des activités adaptées pour un séjour d’entreprise inoubliable ! Idem pour l'organisation de réunions, de conférences ou de comités d'entreprise.

Oui, s'il est organisé par une agence de voyages d'affaires, le séjour d'entreprise permet à l'organisation en question de ne pas avoir à se préoccuper de quoi que ce soit. L'agence s'occupe de tout : réservation des billets d'avion, de train ou de bateau, de l'hébergement, de la restauration, des activités, le tout, aux meilleurs prix possibles.

Elle vous organise un véritable voyage sur mesure clé en main, car elle prendra en compte vos attentes et votre budget. Un véritable gain de temps et d'argent pour l'entreprise qui n'aura plus besoin de comparer les différents prestataires pendant des heures !

3 conseils pour réussir votre voyage d’entreprise

Voici trois conseils à garder en tête !

1. La réussite de votre séjour se fera surtout grâce à la bonne ambiance et la dynamique créée au sein du groupe. Choisissez donc une destination ainsi que des activités qui aideront les liens à se tisser ou à se renforcer !
2. Si le séjour d'entreprise n'a pas pour objectif de faire du business, alors prévoyez un voyage détente afin d'établir une relation de confiance avec vos équipes !
3. Favorisez des séjours originaux ! La découverte d’un pays/ville et de sa culture peut être organisée grâce à des activités originales ou à thèmes. Si le voyage comporte plusieurs activités, pensez aussi à en choisir des différentes qui correspondront à tous les profils. Par exemple, si la destination s'y prête, pourquoi ne pas allier un cours d'œnologie à du kayak avec aussi un cours de poterie ? Il y en aura pour tous les goûts !

En espérant que ces conseils vous aient éclairé dans l'organisation de votre voyage d'affaires ! Même si le plus gros du travail se fait avant le séjour, n'oubliez pas de penser à l'après. À la fin de chaque voyage, demandez des retours à vos employés afin d'évaluer l'expérience. En effet, leurs précieux retours pourront vous aider à améliorer le prochain séjour !

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