Déplacement professionnel : les obligations de l'employeur

 Le déplacement professionnel est un facteur incontournable de croissance en 2023. En 2018, les frais de déplacement liés à la mobilité professionnelle sur le marché européen avaient augmenté de 3,8 %.

L’employeur peut confier au salarié une mission qui requiert des déplacements professionnels et des voyages d'affaires dans le cadre de son activité professionnelle. Cependant, certaines obligations s’imposent à l’employeur avant de l’envoyer en mission.

Dans cet article, nous vous proposons un guide du régime des déplacements professionnels et des obligations de l’employeur.

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Une femme au téléphone lors d’un déplacement professionnel sur les obligations de son employeur

Comment définir un déplacement professionnel?

Un déplacement professionnel ou un voyage d’affaires désigne une activité professionnelle exercée hors du lieu de travail habituel.

L’activité professionnelle est exercée en groupe ou individuellement. La durée de déplacement est variable en fonction de leur durée. Les déplacements peuvent être inférieurs ou supérieure à 24 heures. Si la durée des déplacements est supérieure à 24 heures, elle est qualifiée de voyage d’affaires.

Les déplacements professionnels dans les pays étrangers ne doivent pas dépasser :

  1. 90 jours consécutifs,
  2. 180 jours par an.

Pour un trajet supérieur à cette durée, il s’agit d’une expatriation.

 

Quel cadre juridique pour les déplacements professionnels?

Dans un souci de transparence, la jurisprudence française a encadré le déplacement professionnel et les obligations de l’employeur.

Le régime juridique de la clause de mobilité professionnelle

À la base, l’employeur n’a pas l’obligation de stipuler les conditions des modalités de déplacement dans le contrat de travail.

En l’absence d’une clause de mobilité professionnelle, l’accord du salarié est présumé tacite. En présence d’une clause de mobilité, le salarié accepte au moment de la signature du contrat une éventuelle modification de son lieu de travail.

La Cour de cassation indique que la clause permet à l’employeur d’imposer une mutation au salarié (Cass. Soc. 23 novembre 1999).

Sans clause et sans accord du salarié, tout déplacement géographique ne peut se faire que dans un secteur géographique proche. À l’inverse, la clause permet à l’employeur de faire muter le salarié dans une zone géographique plus vaste, sans son accord.

Le salarié peut-il refuser le déplacement professionnel?

Si le contrat de travail contient une clause de mobilité, le salarié ne peut pas la refuser. Un tel refus constitue un licenciement pour faute (Cass. Soc. 13 juin 2018).

En revanche, une clause de déplacement doit respecter les conditions de validité:

  • l’objectif de l’entreprise,
  • le respect d’un délai de prévenance,
  • le respect du droit à la vie privée et familiale (article L 1121-1 du code du travail).

Si la clause ne respecte pas ces conditions, le salarié peut refuser son application pour motifs légitimes :

  1. L’employeur ne respecte pas le principe de bonne foi (Cass. Soc. 28 mars 2006),
  2. La clause constitue une atteinte disproportionnée à la vie privée (Cass. Soc.10 février 2016),
  3. raisons médicales ou risque inutile.

Le temps de travail effectif (article L 3121-1 du Code du travail)

Le temps de trajet du domicile au lieu de travail n’est pas du temps de travail effectif, conformément à une jurisprudence constante de la Cour de cassation.

La Cour de cassation pose le principe suivant: le trajet d’un salarié entre son domicile et son premier client est du temps de travail (Cass.com. 23 novembre 2022).

La Cour de cassation indique que la durée du trajet entre le domicile du salarié et son lieu de travail est du temps de travail. Cette décision récente de la Cour de cassation pourrait faire jurisprudence pour les salariés français.

Le déplacement professionnel et les obligations de l’employeur restent des sujets en perpétuelle évolution.

 

Les obligations de l'employeur

Une personne achète un ticket lors d’un déplacement professionnel

Centrales Voyages vous met à disposition les obligations de l’employeur en matière de déplacement professionnel.

Le respect du délai de prévenance

L’employeur doit tenir au courant le salarié qui voyage, et ce, dans les meilleurs délais.

Le délai de prévenance est de 48 heures pour permettre à l’employé d’organiser sa vie personnelle en son absence. Toutefois, ce délai est insuffisant pour un déplacement professionnel plus long.

Pour un déplacement professionnel à l'étranger, l’obligation de l'employeur est de fixer les conditions de déplacement dans une clause de mobilité.

L’obligation d’assurer la sécurité du salarié (article L 4121-1 du code du travail)

Dans le cadre de déplacement professionnels, l’obligation de l’employeur est d’assurer la sécurité des salariés.

L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des employés et protéger leur santé physique et mentale.

L’obligation de proposer un moyen de transport adapté

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, l’obligation de l’employeur est de mettre à disposition du salarié un moyen de déplacement adéquat, que ce soit un transport collectif ou individuel. Il doit définir le moyen de transport utilisé puisque c’est l’entreprise qui aura la charge les frais de trajets.

Le mode de transport doit être compatible avec l’état de santé de l’employé. Ce dernier peut refuser un certain mode de transport pour son trajet professionnel. Il doit pouvoir le justifier avec un certificat médical.

Le chef d’entreprise ne rembourse que les frais de transport rappelés dans l’accord d’entreprise (comme dans certains cas, les indemnités kilométriques). Le reste est à la charge du salarié.

Il est interdit d’établir une différence de traitement entre les salariés.

L’obligation de gestion des déplacements professionnels

La gestion des déplacements professionnels comprend l’organisation, la réservation et le règlement du voyage.

Pour optimiser la gestion des voyages d’affaires des salariés, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de gestion des notes de frais. L'employeur n'a pas le droit de contraindre un employé à utiliser son propre véhicule dans le cadre professionnel.

Les dépenses liées au déplacement professionnel (article L 3245-1 du Code du travail)

Le remboursement des frais professionnels est une obligation de l’employeur.

La Cour de cassation a déclaré que tout employeur doit procéder au remboursement des dépenses liées au déplacement professionnel (Cass.soc. 10 novembre 2004) :

  • frais de transport,
  • frais de carburant,
  • frais de mission,
  • frais de repas.

Le remboursement des frais professionnels se fait au forfait (prime de déplacement) ou en temps réel. Dans ce dernier cas, le salarié transmet une note de frais à l’employeur avant de procéder au remboursement.

Le salarié a trois ans pour fournir les pièces justificatives du montant des frais professionnels. Une fois le délai dépassé, le remboursement n’est plus obligatoire.

Si l’employeur verse des allocations forfaitaires, le salarié n’a pas l’obligation de fournir de pièces justificatives. Le mode de versement est prévu par accord collectif ou accords d’entreprises.

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